ITプロセスマネジメントのメリット業務プロセスがしっかりとマニュアル化ができていない企業は、業務プロセスを可視化できること自体にメリットがあります。でもじつは他にも多くのメリットが・・・

業務プロセスがしっかりとマニュアル化ができていない企業は、IT導入の際に業務プロセスを可視化できること自体にメリットがあります。

しかしITプロセスをマネジメントして、ITプロセスを整備していくことは、業務プロセスの可視化以降においてもさまざまなメリットが得られます。

目次
1.ITプロセスマネジメントのメリット
2.ITプロセスがITの生産性向上に寄与する
3.ITプロセスの改善が、業務の効率化になる
4.ITプロセスの継続的改善方法がわかる
5.属人的業務の減少
6.だれでも同じ業務ができるようになる
7.まとめ

1.ITプロセスマネジメントのメリット

ITプロセスを可視化するということは、業務の流れを決めることになります。経験を積んできた人がその都度臨機応変な対応を仕事としてこなしていた形ですと、業務プロセスに落とすことは困難です。
このような場合、ひとつずつ判断の方法や業務の流れを決めて進めていくことになりますので、徐々に業務を標準化することになります。
業務が標準化していけば、みなさんが同じ仕事のやり方に統一をしていくことができます。

この流れができてくるとITガバナンスもしやすくなります。
さらに具体的なメリットとして以下の項目について解説をしていきます。

ITプロセスマネジメントのメリット

・ITプロセスがITの生産性向上に寄与する
・ITプロセスの改善が、業務の効率化になる
・ITプロセスの継続的改善方法がわかる
・属人的業務の減少
・だれでも同じ業務ができるようになる

2.ITプロセスがITの生産性向上に寄与する

ITシステムの導入の大きなメリットは業務の効率化になります。もともと人手でしていた作業をシステムが代わりに行うことで処理時間を短縮し、人為的なミスを軽減することで効率化を図っていきます。

しかしよく考えてみてください。
もともと手作業で行っていた作業の順番が非効率な方法で行っていたとしたら、その手順をITシステムに乗せてもあまり大きな効果は得られないかもしれません。
せっかくITを導入するのであれば、この機会にもともとの手作業の流れを、もっと良くなる方法で検討したり、前後の作業も含めてもっと全体の流れを良くしたりすることで、抜本的に業務の効率化を図ることができる可能性があります。

こうした工夫を重ねて現状の業務プロセスを継続的に見直して、適宜ITシステムに導入することで、ITが生産性の向上に大きく寄与していきます。

また別の観点で、すでに完成している業務パッケージや専用システムは、特定の業界や業態のベストプラクティスを取り入れた業務プロセスとなっている場合があります。自社にベストプラクティスのシステムが合えば、そのITシステムを導入することで、生産性が大きく向上する可能性があります。

ITシステムの導入を検討することは、実は自社の業務プロセスを見直す絶好の機会です。この機会を上手に生かした企業が、業務プロセスを継続的に改善して生産性を大きく向上していくことになります。

3.ITプロセスの改善が、業務の効率化になる

日々の改善活動も業務の効率化に貢献をしていきますので重要な活動なのですが、ITに関わる部分は、もともと作業量が多い部分や反復的な部分をITで補うことが多いため、ITプロセスの改善が業務効率化の効果の向上に特に期待が持てます。

そのため、ITプロセスに関わる部分に対しても積極的に改善活動を進めていくことをお勧めしています。

4.ITプロセスの継続的改善方法がわかる

プロセス改善のステップも通常のPDCAサイクルと同じ回し方をしていきます。日々の改善活動と異なるところは、ITプロセスの改善が、システムの設定変更でできる場合と、システムの改修を行わないとできない場合に分かれることです。

システムの改修には投資を伴うため、費用対効果の検証や、課題の優先順位付けなど、プロジェクト型で進めることが多くなってきます。

これらをひととおり経験してくことで、ITプロセスの継続的な改善方法が社内に浸透していきます。

5.属人的業務の減少

属人的な業務は周りの人からみると良くわからないブラックボックスの業務に見えますが、経験の豊富な人の知見が詰まった業務である場合が多いのです。

属人的な業務は特定の人に作業が集中することで、ボトルネックになったり、本人が休暇を取りづらいことなどの弊害もありますので、属人的な業務の可視化は、IT化をしない場面においても重要な活動になります。

6.だれでも同じ業務ができるようになる

このなかで優れた業務プロセスを可視化してITに反映することで、貴重な業務プロセスを他の人も利用することができるようになります。

属人的な業務は優秀な人材が実施していることが多いのですが、可視化をしてITに反映ができれば、一般の人材でも同じ成果を上げられるようになります。
つまり難しい業務でもだれでも成果を上げることができ、みんなが達成感を味わえる仕組みができることになります。

また優れた仕組みがあることで、この会社だから自分も成果に貢献できるということを従業員が感じることになります。

だれでも難しい業務ができるようになることは、会社の良さがわかり少しずつ社員の満足度への向上につながっていくことでしょう。

7.まとめ

業務プロセスのマネジメントのメリットは、最終的に従業員の満足度向上につながっていきますので、長期的な視点で継続的に取り組まれることを推奨致します。
基幹システムのIT導入はそのきっかけと効果を上げていく良い手段となります。

最後までお読み頂きましてありがとうございます。今回のコラムが皆様の何かのヒントになれば幸いです。

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