ITの組織をCIOやマネージャーがしっかり組織運営をするのであれば、経営者はITの組織をマネジメントすることは多くありませんが、最初にIT担当を置いてITを組織化していくまでの過程においては、CIOやマネージャーがいないことがほとんどでしょう。

このような初期段階で総務のようなまったく別の部署にIT担当を置いたり、別の技術部署にIT担当を置いたりしても、組織運営がうまくいかなかったという経験はありませんか。

目次
1.IT組織マネジメントの必要性
2.ITの組織はプロジェクト型業務が多い
3.ITの組織を通常の組織と同じように運営してもうまくいかない
4.IT組織の業務は組織横断的業務
5.IT人材と一般人材の混在業務は管理が困難
6.まとめ

1.IT組織マネジメントの必要性

IT担当を便利屋のような使い方で十分という経営者であれば、ITの組織マネジメントは必要ありません。
しかし、ITを使って生産性を向上したいとか、ITを使って効率性を上げたいと考えている経営者にとっては、IT担当が便利屋のままの状態ですと、ITを活用した業務領域の拡大や、組織横断的なIT活用など、IT活用の範囲が拡大するにつれて推進をすることが徐々に難しくなってくるでしょう。

IT担当が便利屋から脱却して、ITの組織化へ移行していくためには、経営者のIT組織に対する理解とマネジメントが必要になってきます。
今回はIT組織の特徴を中心に以下の項目で解説をしていきます。

IIT組織マネジメントの必要性

・ITの組織はプロジェクト型業務が多い
・ITの組織を通常の組織と同じように運営してもうまくいかない
・IT組織の業務は組織横断的業務
・IT人材と一般人材の混在業務は管理が困難

2.ITの組織はプロジェクト型業務が多い

ITの組織には、定型業務もありますが、IT導入やIT活用などプロジェクト型の業務がどうしても多くなります。プロジェクト型の業務の場合には、以下のような特徴を含んでいます。

プロジェクト型業務の特徴

新規性が高い

定型的な業務であれば、同じ業務を繰り返しますが、プロジェクト型の業務の場合には初めて取り組む業務が多くなります。
当然前例がないために定型的な業務と比較すると難しい業務となります。

期限がある

プロジェクト型の業務では、期限が設けられることがほとんどです。
つまり進捗管理ができなければ、納期管理はできません。
また進捗の状況によっては、納期の立て直しをすることが発生し、定型業務と比較すると柔軟でスピード感をもった緻密な対応が必要となります。

コストが変動する

定型業務ではコストを都度意識することはほとんどありませんが、プロジェクト型の業務の場合には、対応方法でコストが大きく変動するため、コストを充分に意識した対応が必要となります。

品質を保てない場合がある

定型業務では一定の品質を保って業務を進めることが容易ですが、プロジェクト型の業務では完成する製品やサービスが、想定している品質を保てないことも発生します。
自社の要求している品質が保てない場合には、製品やサービスそのものが受け入れられないことにもなりかねません。
定型業務では、このようなことは工程の中で品質管理ができますが、プロジェクトでは期間内のプロセス管理やテスト工程などの品質管理の成否が、納期やコストに大きな影響を与えます

不確実性がある

プロジェクト型の業務には、プロジェクトの先が見通せない不確実性を含んだまま業務を進めざるを得ません。
プロジェクトを進める中で段階的に対象業務が詳細化されてきて徐々にわかってきますが、当初想定した内容と実際の内容が大きく異なる場合がでてきます。
最初の前提条件が変われば、新たに再検討をして対策をしながら進めていく必要がでてきます。
対策によっては、納期やコストに影響を与えます。

これらはプロジェクト型業務の特徴の一例ですが、これだけ見ても定型業務と比べると難易度の高い業務になっていることがわかるでしょう。

そのためプロジェクト型業務を定型業務と同じように扱うと、いろいろなところで業務が止まってしまったり、進み方が遅くなってしまったり、変な方向にいってしまったりしてしまうことも容易に発生します。

3.ITの組織を通常の組織と同じように運営してもうまくいかない

ITの組織の業務のなかに、社内の定型業務をある程度集約ができている状態であれば、定型業務を通常組織と同じように運営することができます。
それ以外のプロジェクト型業務を別扱いで運営していくことで、効率よく運営ができるでしょう。
IT組織に定型業務がほとんどない状態の組織では、前述したプロジェクト型業務を定型業務と同じように扱ってしまうと、想定外の問題がつぎつぎに発生し運営が滞ってしまう可能性が高くなります。

4.IT組織の業務は組織横断的業務

社内の部署では、業務分掌が決まっていると思いますが、通常の組織での業務分掌は自組織内で閉じる業務がほとんどです。
また社内の業務を業務フローとして確認をしてみますと、自部署業務の前後で別組織との連携は発生しますが、自部署の業務を他の部署の業務のために実施することは、ほとんどないでしょう。

ところがITの組織では、導入するITを自分の部署で利用することはほとんどなく、他の部署がITを利用することになります。
この点も、ITの組織のマネジメントが一般のマネジメントと異なるところです。

5.IT人材と一般人材の混在業務は管理が困難

この点は、前述しましたプロジェクト型業務の点や、自部署で閉じない業務のため、IT担当と一般担当を同じ扱いで管理をしていくと、かえって不都合が生じてきます。

通常業務とITプロジェクト業務が混在する管理者は、通常業務のマネジメントとITプロジェクトのマネジメントに分けてマネジメントをする必要があります。

6.まとめ

ITの組織マネジメントの必要性を、プロジェクト業務の特徴と、横断的業務の観点から説明を致しました。
実際のプロジェクトでは、マトリクス型の組織運営が多くなり、さらに複雑なマネジメントが必要となりますが、この点は別のコラムでご紹介します。
ぜひ他のコラムもご確認ください。

最後までお読み頂きましてありがとうございます。今回のコラムが皆様の何かのヒントになれば幸いです。

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