IT組織マネジメントにおいても、コミュニケーションは重要なテーマです。
会社の規模や組織を拡大するために、新たな人が会社に入ってきますと、最初は入社した人のオリエンテーションで会社の中の説明、仕事を覚えてもらうために教育、OJTなどをしたりしますので、当然みなさんにコミュニケーションに負荷がかかります。
目次
１．コミュニケーションミスの発生
２．コミュニケーションラインの課題
３．コミュニケーションツールの活用
１．コミュニケーションミスの発生
ところが、そのような一時的な過程を経て落ち着いたあとでも、人が増えてくるとコミュニケーションの負荷が急に増えてくるという経験はありませんか。
人が増えれば、相対する場面や業務の連絡などが増えますからそれは当然なのですが、２～３人くらいの体制から、急に１０人を超えるくらいの体制に変化してきますと、経営者やマネージャーの方々は、急激にコミュニケーションの量が増えて円滑なコミュニケーションが取りづらくなってきたと感じることが多いようです。
みなさん頑張ってコミュニケーションを減らさないようにしていても、結果として、連絡が漏れてしまったり、メールを見落としてしまったり、一部の人とコミュニケーションが不足するようなことが起こりやすくなってきます。
２．コミュニケーションラインの課題
このようなことは、どうして起こるのでしょうか。
人と人が１対１でコミュニケーションを行う関係を、コミュニケーションライン、またはコミュニケーションチャネルと呼んでいます。
２人でコミュニケーションを行う場合、コミュニケーションラインは１つになります。３人で行う場合は３つになります。４人に増えると６つに増えます。
２人のコミュニケーションラインは１つでしたのが、４人になると６つになっています。
人の増加は２倍なのに、コミュニケーションラインの数は６倍にもなっています。
人の増加する割合と、コミュニケーションラインの増加する割合が、同じでないために、人が増えたイメージで、そのままコミュニケーションの増加を意識していると、途端にコミュニケーションが不足することになってしまうことがあります。
実はコミュニケーションライン（L）と人数（P）の関係は、L=P(P-1)/2になります。
ざっくりとした解釈は、人数の２乗に比例してライン数が増加してしまうことになります。
２乗というのはすごい増え方ですね。
例えば人数が５名の場合にライン数が１０本だったものが、人数が１０名になるとライン数はなんと４５本になります。
これは会社や組織が急拡大しているときによく起こる現象です。
特に５名くらいから急に１０名くらいに増えた場合、いきなりコミュニケーションがパンクしてしまうようなことが起こったりします。
数値ではコミュニケーションのライン数が４．５倍になることを意識して対策をしておかないといけないことになりますが、実際には気が付かずに問題が起こってから対策をするため、しばらくは混乱が続くことになります。
３．コミュニケーションツールの活用
よくある対策として、会社の規模や組織が大きくなってくると、コミュニケーションが不足するために、グループ化や部課制が導入されてきます。
組織を分割することで、コミュニケーションライン数の急激な増加を抑止できますので、大変有効な方法になります。
ところが、経営者や組織の長の方は、組織化により直接連絡する手段と量が減るために、いままで普通に得られていた情報がこなくなり、必要な情報の不足に陥ることがあります。
それが不安となり、いままでのようにコミュニケーションを取ると今度は組織が混乱してしまうことも起こります。
そこで新たに体制を構築したり、組織を分割する際には、あらかじめ技術情報や、クレーム情報など特定の情報は、関係者に周知して直接パスを作っておくような工夫をしておくことが良いと思われます。
また組織が大きくなってきますと、横の情報交換が不足してきて、縦割りになってきますので、改善活動や情報共有の仕組みを通じて横の風通しも良くする工夫も重要です。
コミュニケーションの活性化には、ITツールが進化してきていますので、安価な費用で効果的なコミュニケーションの支援ができるようになってきています。
今後、多様な価値観を持った方との円滑なコミュニケーションや、在宅勤務のような働き方が変化する場合においても、コミュニケーションツールはますます重要となってきますので、適切なITツールを活用され円滑なコミュニケーションが継続的に維持されることをお勧めします。
最後までお読み頂きましてありがとうございます。今回のコラムが皆様の何かのヒントになれば幸いです。
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