IT成長企業は、
重要なIT管理情報を適切に管理し、
IT停滞企業は、
重要なIT情報も他と一緒に管理する。

ITに苦手な経営者が、ITのことで悩んだときにはどのように課題を解決されているのでしょうか。
課題を解決するためのひとつの方法として、気軽にITの相談ができる専門家がいることがあげられます。

目次
1.ITの相談先
2.ITの相談内容
3.相談内容のアドバイス
4.IT情報の管理と整理
5.まとめ

1.ITの相談先

ITに対して時間をかけて少しずつ詳しくなっていくことも重要ですが、ITの技術は変化も早いし、ITの種類も多いため、ITが苦手な方にとっては、この取り組み自体が大変になります。
実際にITの専門家も、新しいITの技術や製品をキャッチアップしていくために、日々情報収集をして、勉強を重ねています。それでもすべてのITに詳しくなることは困難ですので、得意なIT分野が中心になります。

ITに詳しい方で気軽に相談ができる人がいれば、その人に相談することで、専門知識を踏まえたアドバイスが得られます。
少なくともご自身で調べて知識を吸収するまでの時間を大きく短縮することができますので、このようなアドバイスがあると有益です。
精神的にも早く解決ができることで、悩む時間が短縮できます。

ただご自身が時間をかけてITの理解を深めていくことは大変重要ですので、この点は怠らないようにして下さい

2.ITの相談内容

ITの相談内容は、ITの導入検討、ITの比較、ITの導入による成果、期待できる効果などいろいろな相談があります。
単純な性能比較であれば、どちらが高速であるとか、処理能力が高いなど一般的な回答ができます。
また一定水準の性能や機能を備えていれば、どのITを選んでも問題がない場合も多くあります。このような相談は気軽にできる人がいれば、アドバイスを得ることで早く安心感が得られます。

しかし、業務の機能の比較の場合には、利用する人にとって、あるいは使い方によって価値が変わる場合があります。このようなときには相談を受けても簡単にアドバイスができないこともあります。

3.相談内容のアドバイス

このような相談をするときに重要になるのは、ITの専門家が自社の状況をどれくらい把握しているかです。個人で使うスマフォの相談やPCの相談とは違って、会社でITを導入するときには、いまの社内の利用状態、ITの利用環境、社内のITスキルなどが前提となるからです。

たとえばITベンダーや販売店に行き、自社の状況をなにも説明せずに、アドバイスを求めた時には、一般的な回答しか得ることはできないでしょう。

同様に、自社の状況が十分に説明できない状態で相談しても、ITの専門家は一般的な回答を返さざるを得なくなってしまいます。

より具体的な相談をしたい場合には、自社の状況を詳しく説明をすることが必須です。
そのためにも、ITの相談を気軽にできる専門家には、日ごろから自社の状況を理解してもらっておくことで、IT参謀のように的確なアドバイスを得ることができます。

4.IT情報の管理と整理

ITが苦手な経営者の方は、どうしてもITに関する情報もよくわからないがゆえに、IDやパスワードなどの重要な情報と一般的な操作説明書のようなものが、区別なく混在して保管をされていることがあります。長期間放置されていると、その間にITの情報が変わっていたりしても、新旧の情報がバラバラに保管されている状態になることもあります。

このような状況になると何が最新の情報であるかがわからなくなります。
とりあえず使えているようでも、何か問題が起こってもどうしたらよいか手が付けられない状態です。
こうなると専門家でも簡単に手がつけられなくなりますので、IT情報の管理と整理は定期的に更新をしておくことがおすすめです。

たとえばパスワードを例にとります。ITを利用していると、いろいろなところでIDとパスワードが必要となります。会社では以下のようなパスワードが普通に使われていることが多いでしょう。

  • パソコンの管理者権限のIDとパスワード
  • PCの各利用者のIDとパスワード
  • メールの管理者権限のIDとパスワード
  • 各利用者のメールのパスワード
  • サーバーの管理者権限のIDとパスワード
  • 特定フォルダのアクセス権のパスワード
  • 利用しているシステムのIDとパスワード
  • ホームページのファイル転送アドレスとパスワード
  • ネットワークのルータのIDとパスワード
  • 無線LANのSSIDとパスワード

すこし挙げただけでも、会社の中で利用するパスワードはこんなにたくさんあることがわかります。個人に紐づくパスワードは個人が管理すればよいのですが、管理者が管理するパスワードなどは、特に適切に安全にかつ確実に管理をする必要があります。

IT情報の管理と情報の更新をしっかりしておかないと、ITの専門家に相談しても、具体的に中に入って確認したりすることができないため、相談以前に多くの労力を必要としたり、相談ができずに止まってしまうことにもなりかねません。

5.まとめ

気軽に相談できるITの専門家がいることは重要ですが、同時に専門家に自社の状況の理解を日ごろから深める活動も重要です。

またそのための前提として、IT情報の管理とIT情報の更新は重要となりますので、ご注意ください

最後までお読み頂きましてありがとうございます。今回のコラムが皆様の何かのヒントになれば幸いです。

コラム更新のお知らせをお届けします。ぜひご登録ください。