自社のIT管理、はじめの一歩

ITの相談をITの専門家にするときに、自社のITの状況が説明できないと、相談するにもものすごく時間が掛かってしまいます。
結局最初の相談にたどり着くまでに状況の把握で疲れてしまうことにもなりかねませんので、最初に自社のITの管理を始めてみませんか。

目次
１．ITの無管理状態
２．無管理でもITは利用されている
３．自社のIT管理、はじめの一歩
４．まとめ

１． ITの無管理状態

いまの自社のITになにか問題が発生している場合や、新たにITを導入したい場合などで、ITの専門家に相談をしたときに、自社のITの利用状況やネットワークの環境などを必ず聞かれるでしょう。

アドバイスをするには、現状を把握することが必要となるからですが、経営者のなかには自社の状況をまったく把握できていないことがあります。

社員にITの担当がいればその人に聞けば良いのですが、みんながITに詳しくない状態だと、だれもITを把握していない状態でITを利用していることになります。

２．無管理でもITは利用されている

じつはだれもITの管理していない会社でも、それなりにITは利用されています。

たとえば、どの会社でもパソコンを使っていることは多いでしょう。
パソコンでメールを使っていれば、メーラーと呼ばれるソフトが入っているでしょう。
ホームページがあれば、ホームページサイトを持っているでしょう。
また事務処理として、ワードやエクセルも普通に使う機会が多いでしょう。
他にも、会計や販売のアプリケーションなど、業務に密着したものを入れているかもしれません。
それに最近では、セキュリティがとくに厳しくなっていますので、セキュリティソフトも当然のように入っているでしょう。
加えて会社内のネットワークとして、まずはインターネット回線があります。
自社内には有線LANや無線LANのネットワークも使っていることでしょう。
ファイルを保存するために簡単な共有サーバーを利用している会社もすごく多いですね。

すこし例を挙げてみましたが、専門的なIT担当がいなくても、これくらいのITを利用している企業はとても多いと思います。

３．自社のIT管理、はじめの一歩

それでは、経営者が自社のメールで不具合が出たとして、ITの専門家に相談をしたとします。そうするとITの専門家からは、メールの内容の把握の前に以下のようなことを聞いてくるでしょう。

不具合の状況を確認する前に、これらの情報を聞かないと不具合の把握ができないために必要になりますが、もし社内にだれも管理していないと答えられる人はだれもいません。

つまりこれらの回答ができないと相談を先に進めることはとても難しくなります。
もしそんな状態でも回答をするとすると、ITの専門家は仮の前提条件をつけて、「この条件での利用の場合にはこれらの原因が考えられるでしょう」といった、あいまいなアドバイスに留まってしまいます。
これでは不具合が解消されるかどうかわからないアドバイスになってしまいます。

そこでこの問題を解決するために、自社のIT管理の「はじめの一歩」として重要なものは、以下の２つになります。

４．まとめ

ITの契約先管理と管理者のIDとパスワードの管理がしっかりメンテナンスできていると、ITの専門家への相談がスムースになり、的確なアドバイスを得られやすくなります。

相談時間も大幅に短縮ができて、対応も速やかにできるようになりますので、管理がまだできていないようでしたら、ぜひこの機会にITの管理から始めてみてはいかがでしょうか。

最後までお読み頂きましてありがとうございます。今回のコラムが皆様の何かのヒントになれば幸いです。

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