重要なITシステムの導入を検討するときに、ITプロセスを検討しないままITシステムを構築してしまうと、どのような不都合が発生するのでしょうか。
ITシステムの導入過程で、システムの要件を定義するところがありますが、このなかに業務プロセスの検討があります。
つまりITシステムの導入時には、ITプロセスマネジメントは必須なのです。この部分をおろそかにすると、成果の高いITシステムにはならないと言ってもよいくらい重要です。
目次
１．ITプロセスマネジメントとは
２．ITプロセスマネジメントの必要性
３．ITプロセスマネジメントのメリット
４．ITプロセスマネジメントの進め方
５．ITプロセスマネジメントの課題
６．まとめ
１．ITプロセスマネジメントとは
そもそも重要なITシステムを導入しようと検討することになった原因はなんでしょうか。おそらく生産性や効率性または収支の構造などの課題があり、それを解決する手段としてITシステムの導入検討になる場合が多いのではないでしょうか。
自社の生産性向上や業務の効率化を目指すのであれば、現状の生産プロセスや業務プロセスの把握と、ITシステムを導入したのちの生産プロセスや業務プロセスから、どの程度生産性が向上するのか、または業務効率がどの程度改善されるのかを把握することは必須です。
もし現在の生産プロセスや業務プロセスが、競合他社と比較して大きな強みが発揮されているのであれば、現状のプロセスをITシステムに導入する価値は高いでしょう。
しかしこの場合においても、現在の生産プロセスや業務プロセスを見直して、さらに効果の高い方法を検討して、新たなITシステムに反映をしたほうがさらに高い効果が期待できます。
しかしこのような例は少なく、むしろ現在の生産プロセスや業務プロセスに課題を抱えているところから、ITシステムの導入を検討する場合が多いのではないでしょうか。
このような場合には、ITシステム導入の前に現状の生産プロセスや業務プロセスの見直しをすることは避けて通れません。
IT導入に伴うITプロセスマネジメントについては、以下のそれぞれの項目で解説しますので、詳細はここでご確認ください。
・ITプロセスマネジメントの必要性
・ITプロセスマネジメントのメリット
・ITプロセスマネジメントの進め方
・ITプロセスマネジメントの課題
２．ITプロセスマネジメントの必要性
ITプロセスマネジメントは、重要なIT導入のために必要であると書きましたが、実際の現場では、そもそも業務プロセスがしっかり可視化されていない場合や、業務プロセスに抜けや漏れがあって、属人的な業務が混在していることがあります。
このようなIT以前の問題を明らかにすることにおいても、ITプロセスマネジメントは必要です。
詳細は、ITプロセスマネジメントの必要性で詳しく解説します。
・ITプロセスが可視化されていない。
・ITプロセスが、最善かどうかがわからない
・ITプロセスをどのように整理してよいか分からない。
・イレギュラー処理が多い。
３．ITプロセスマネジメントのメリット
ITプロセスをマネジメントするメリットは、重要なITで成果を上げることに直結することになります。これができることで、ITによる生産性向上や、ITプロセスの整備や改善、プロセスが可視化されることによる属人的業務の減少などが期待できます。
詳細は、ITプロセスマネジメントのメリットで詳しく解説します。
・ITプロセスがITの生産性向上に寄与する
・ITプロセスの改善が、業務の効率化になる
・ITプロセスの継続的改善方法がわかる
・属人的業務の減少
・だれでも同じ業務ができるようになる
４．ITプロセスマネジメントの進め方
すでにITシステムが稼働をしている場合と、新たにITシステムを導入する場合では、現状把握の内容が異なりますが、まずは現状がどのようになっているかを把握していきます。
その後は、現状のシステムの課題や手作業で負荷のかかっている作業や、イレギュラー処理など現在の業務が抱えている問題点の把握をしていきます。
全体が把握できた段階で、新たな業務プロセスの検討に移っていきます。
詳細は、ITプロセスマネジメントの進め方で詳しく解説します。
・ITプロセス業務の現状把握
・ITプロセスの負荷のかかる業務の洗い出し
・ITプロセスの業務フローの再構築
・属人的業務の排除
５．ITプロセスマネジメントの課題
業務プロセスに課題が多い場合には、暗黙知や業務のあいまいさといった可視化しづらい問題が内在していることが多々あります。
同じように、長期的に同じ業務プロセスが継続している状態で、その業務の担当が何回も交代している場合には、業務プロセスの手順は引き継がれてはいるものの、なぜそのような業務プロセスとしているのかが引き継がれていないことがあります。
このようなことがITプロセスマネジメントを進めるうえでの課題となります。
詳細は、ITプロセスマネジメントの課題で詳しく解説します。
・属人的業務には暗黙知が多いので、可視化が困難。
・イレギュラー処理は、イレギュラープロセスを考えていない処理が多い。
・なぜそのような業務フローになっているのか、だれも説明できないことがある
６．まとめ
ITプロセスマネジメントは重要なITの導入において緊密に関連するプロセスですが、他の業務プロセスの可視化や改善などにも活用できるマネジメントスキルですので、活用範囲の広いマネジメントとなります。
最後までお読み頂きましてありがとうございます。今回のコラムが皆様の何かのヒントになれば幸いです。
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