IT導入はいろいろありすぎて、どこから検討すればよいかよくわからないという相談をよくお聞きします。特にいままでITの必要性を感じていなかったし、不便も感じなかったのであまりITの検討もしてこなかったという経営者の方も多いのではないかと思います。
しかし世の中がこれだけITが必要と言われてきているので、何か検討をした方が良いと思うのですが、ITはやっぱり苦手という方に向けて、簡単なIT導入検討の進め方について解説をします。
目次
１．ITの分類
２．ITの分類ごとの対応方法
３．情報系IT
４．業務系IT
５．まとめ
１．ITの分類
ITになじみのない経営者の方はどうしてもITをひとくくりにして見てしまいがちです。
ところがITをひとくくりにして見てしまうと、かえってITが分かりにくくなってしまいますので、最初にざっくりとITの種類を捉えて検討をされることをお勧めします。
ITの簡単な分類方法は、以下のとおりとなります。
これは正式な分類方法ではありませんが、ITが苦手な中小企業の経営者の方が、導入の方向性を確認するときに分かりやすいように作成しました。
またこれですべてのITを網羅しているわけではありませんが、中小企業の中でITを検討するときには、この分類でざっくりどのようなITの検討を進めているのかが分かりますので、是非この作業をしてみて下さい
２．ITの分類ごとの対応方法
まず、これから取り組まれようとしているITがどの分類に入るかを確認します。
そうすると検討しているITが情報系ITか業務系ITかに分かれます。
情報系ITより業務系ITの方が、導入や成果の難易度が高くなりますので、業務系ITの場合には、最初に導入の準備や体制を整えてから進めることが重要になります。
そのため最初に取り組まれる場合は、情報系ITが安全で成果をあげやすいでしょう。
では情報系ITと業務系ITの特徴と検討や導入に対するポイントについて解説します。
３．情報系IT
情報系ITはコミュニケーションの利活用を支援するコミュニケーション系ITと、社員や業務での情報共有を支援する情報共有系ITがあります。
・コミュニケーション系IT
最初に取り組みやすいITとしてコミュニケーション系ITがあります。スマートフォンやメール、最近注目のWEB会議システムなど、多くのコミュニケーション系ITツールがあります。
これらの特徴は、機能が豊富でITツールごとに特徴がありますが、概ね必要な機能はどのITツールも備えていることです。
またクラウドを利用したものも多いので、利用者数の増減の変更や、他ツールへの移行もそれほど負担がかかりません。
つまり導入に対するリスクが少ないため、トライアルがしやすいITツールと言えます。
・情報共有系IT
共有フォルダやグループウェアの利用は、自社でサーバーを所有するオンプレミスの場合と、クラウドを利用する場合で、導入の検討内容が変わります。
自社で運用する場合には、サーバーの償却期間やソフトウェアの利用期間を考えますと長期間の運用が前提になります。つまり長期間の利用で成果があがる仕組みの検討が必要になります。
クラウドを利用する場合にはサーバーの償却期間の制約はなくなりますが、ネットワークの構成や充分なセキュリティ対策の検討が必要になります。
また、コミュニケーション系ITと違い、フォルダの保存ルールやデータの新旧保存方法など運用ルールに対しても充分な検討が必要になります。
４．業務系IT
・定型業務系IT
経理処理や会計処理など、業務の処理手順や手続き方法がある程度確立されている業務は、システムを導入するときの個別検討が少なくなります。
このことからパッケージソフトの導入がしやすいITになります。
ただし、自社内でシステムを構築する場合と、クラウドを利用する場合の検討条件は前述の情報共有系ITと同じになります。
・基幹系IT
生産管理や販売管理など、固有の業務プロセスが多数混在しているような業務をシステム化することが業務系ITになります。
この場合には、詳細な自社の業務プロセスの把握と、導入を検討しているITシステムとの業務プロセスの整合性など多くの検討が必須になります。
特にイレギュラー処理が多い業務の場合には、先に業務プロセスの洗練化を行わないと、多くの手作業が残ってしまう非効率なシステム導入になりかねません。
そのため社内で専門家を含めた体制をしっかり組んで検討を進める必要があります。もし社内で専門家の体制が組めない場合には、一時的に外部から専門家の支援を得て検討を進めることが望ましいでしょう。
５．まとめ
IT導入をこれから検討される場合には、情報系ITの中でもコミュニケーション系ITの導入から進めていくことをお勧めします。
身近なITを利用することで、社内のITの理解を深めていき、徐々に高度なITに移行されれば、導入のリスクを抑制しつつ大きな成果に繋げることができるようになってきます。
特にコロナ過の影響で、今後は社外や自宅からのコミュニケーションの確保が重要となってきますので、低コストでコミュニケーションが確保できる準備を進めてはいかがでしょうか。
例えば、メールを共通のメールアカウントで運用されているようでしたら、個人ごとにメールアカウントを付与することで個人ごとにコミュニケーションが取れるようになります。
この場合、メールのアカウントごとに費用が発生するのでしたら費用が増加しますが、ドメインごとに費用が掛かる仕組みの場合増額にはなりません。
このような簡単な工夫でも、IT利用を全体に広げることができますので、メールを全員に付与していない場合は是非ご検討下さい。
またこれからは、ペーパーレス化も大変重要になってきます。現在、紙で運用されているところを少しずつ見直して、電子フォルダに保存していくことを継続されていけば、いずれデータで確認することが主流になってきます。このような地道な取り組みが実は重要になります。
コミュニケーションツールの充実とペーパーレスの推進ができて、初めて在宅勤務や自動化の推進の足掛かりとなりますので、前向きな取り組みをお勧めします。
最後までお読み頂きましてありがとうございます。今回のコラムが皆様の何かのヒントになれば幸いです。
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